Door de kortere termijnen voor de vergunningverlening (8 weken + maximaal 6 weken verlenging) is het van groot belang is dat de organisatie van de procedure binnen de gemeente goed verloopt. De monumentencommissie wordt ook gehouden aan de korte termijnen, dus daar zal de vergaderfrequentie en de snelheid van adviseren op moeten worden aangepast. Om te voorkomen dat door de termijnen negatief moet worden besloten op de vergunningaanvraag wordt een groot pleidooi gehouden om het vooroverleg te stimuleren. Dit betreft niet alleen het vooroverleg binnen de gemeente met de aanvrager, maar ook met de adviserende organisaties. Het steunpunt (STAMU) biedt hier al jaren het Bouwplanoverleg voor aan. Maandelijks komen voor het Bouwplanoverleg de RCE, de Provincie, WMMN en zo mogelijk een vertegenwoordiger van de gemeentelijke monumentencommissie bij elkaar en wordt er de gelegenheid geboden om door de aanvrager, de planontwikkelaars en vertegenwoordigers van de gemeente een plan voor te leggen voor vooroverleg, om zo te kunnen aftasten waar nog aan gedacht moet worden en of het plan kans van slagen heeft. De data en de plaats van het Bouwplanoverleg staan vermeld op de website van STAMU onder Agenda.