In het BPO zijn vertegenwoordigers van:
- De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
- De Commissies Ruimtelijke Kwaliteit van MooiSticht
- De Provincie Utrecht
- Eventueel een zelfstandige Monumentencommissie en/of Welstandscommissie van een gemeente.
- Het STAMU

Er wordt ook altijd gevraagd aan de desbetreffende gemeente waarvoor de plannen zijn om vertegenwoordigd te zijn bij de bespreking daarvan.

Alleen gemeenten kunnen een plan aanmelden voor het BPO. In zeldzame gevallen worden plannen geagendeerd via de deelnemende adviserende instanties. Als u dus als particulier of rechtspersoon een plan wilt agenderen, dan kunt u daarvoor contact opnemen met uw gemeente.

Dit hoeft nog geen principe- of omgevingsvergunningaanvraag te zijn, maar kan juist ook voor vooroverleg zijn. Een verkenning van een concreet idee of uitgangspunten en randvoorwaarden kan daar ook onder vallen.

De (niet openbare) agenda wordt 7 dagen van tevoren opgesteld. Dan krijgt u ook te horen op welk tijdstip het plan wordt behandeld.

Het BPO zal nooit (officiële) adviezen of verslagen afgeven. In het BPO vindt vooroverleg over de plannen plaats, waarbij de vertegenwoordigers van de verschillende adviespartijen aangeven waar de (on)mogelijkheden liggen bezien vanuit hun perspectief.

Op moment dat een plan 'rijp' is voor advies, dan wordt dit vanuit het BPO aangegeven en kan er een officiële principe- of omgevingsvergunningaanvraag worden ingediend bij de gemeente. De adviserende instanties zullen dan elk een onafhankelijk advies afgeven aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente. De Commissie voor Ruimtelijke kwaliteit of de Monumentencommissie kan het plan ook eerst nog agenderen ter behandeling in haar vergadering.

Het STAMU ontvangt graag uiterlijk 7 dagen voordat het BPO plaatsvindt via de gemeente uitgewerkte stukken, rapporten of tekeningen. Daardoor kunnen de adviserende instanties zich goed voorbereiden.

Tijdens het BPO krijgt u afhankelijk van de aard van het plan de gelegenheid om het plan te presenteren of toe te lichten in 15-20 minuten. Wij vragen u om daarvoor altijd een digitale presentatie voor te bereiden, waarin u kort- en krachtig op alle punten ingaat. Deze kunt u van tevoren toesturen (.pwt of pdf) of meenemen op een USB-stick.

Na de presentatie/toelichting is er de gelegenheid om vragen te behandelen en voor reactie en discussie.

Afhankelijk van de ingediende plannen vindt het bouwplanoverleg ergens op locatie plaats binnen de provincie Utrecht of op kantoor van MooiSticht waar tevens het STAMU gevestigd is.

Tijdens de Corona-crisis vindt het overleg veelal plaats via Ms Teams.