Gemeenten hebben een belangrijke verantwoordelijkheid voor de monumentenzorg. Het is hun taak om eigenaren en beheerders van monumenten op deskundige wijze te informeren en te begeleiden bij hun eventuele wens tot wijziging van het monument. Elk monument is anders en maatwerk is vereist. Een eigenaar vraagt misschien maar een of twee keer in zijn leven een vergunning aan en heeft begeleiding nodig bij deze vaak complexe en specialistische materie. Daarom zijn korte lijnen en een vast aanspreekpunt van belang. Dit kan een vergunningverlener zijn of een monumentenmedewerker. Het is aan de gemeente om achter de schermen tot een integrale visie op het verzoek van de eigenaar te komen en deze eenduidig te communiceren. 

Reguliere procedure en vooroverleg
De omgevingsvergunning voor gemeentelijke monumenten valt in de Wabo onder de reguliere procedure. Deze duurt 8 weken met een mogelijkheid tot éénmalige verlenging van 6 weken. Hetzelfde geldt voor aanvragen voor een omgevingsvergunning voor rijksmonumenten, bij die activiteiten waarvoor geen adviesplicht van de RCE of provincie geldt. Bij deze aanvragen moet wel altijd de gemeentelijke adviescommissie om advies worden gevraagd. Vanwege de korte termijnen is het houden van vroegtijdig overleg zeer belangrijk. In een vroeg stadium kan door alle betrokken partijen worden afgetast wat de mogelijkheden zijn en waar nog knelpunten liggen. 

Voor een eerste gedachtewisseling kan een initiatiefnemer terecht bij de gemeente, bij een bouwloket of baliedienst. Belangrijk is dat de monumentenmedewerker daarbij aan tafel zit. Er wordt bekeken wat mogelijk is op basis van het bestemmingplan, wat de indieningsvereisten zijn, of een bezoek ter plaatse wenselijk is en welke procedure aan de orde is. Een technisch rapport van de Stichting Monumentenwacht Utrecht of bouw- of tuinhistorisch onderzoek kan behulpzaam zijn bij de planvorming. Veel gemeenten vragen vervolgens om een principeverzoek, schetsplan of conceptaanvraag. Gemeenten hanteren verschillende termen, maar in het OLO (omgevingsloket online) heet dit ‘vooroverleg’. In dit officiële vooroverleg kan worden bekeken of het plan kans van slagen heeft, waar de aandachtpunten liggen en wordt ook een welstands- en monumententoets gedaan. Veelal word De definitieve aanvraag kan vervolgens sneller worden gehonoreerd.

Uitgebreide procedure en Bouwplanoverleg STAMU
Is er bij een rijksmonument sprake van sloop, ingrijpende wijziging, herbestemming of reconstructie, dan moet ook verplicht advies worden gevraagd aan de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed. Er geldt dan een uitgebreide procedure van maximaal 26 weken. Bevindt het rijksmonument zich ook buiten de rode contour dan moet er ook advies gevraagd worden bij de Provincie Utrecht. Gaat het om een bestemmingsplanwijziging zoals verandering van functie en is het onderdeel van de Provinciale Cultuurhistorische Hoofdstructuur, dan heeft de Provincie Utrecht ook een adviesrol. Het STAMU biedt daarvoor de mogelijkheid om adviesplichtige (vooroverleg / principe-en schets) plannen in één keer aan alle adviserende partijen voor te leggen in het Bouwplanoverleg.